GDPR

Integritetspolicy för behandling av personuppgifter

Vi på Kaizenkan if värnar om dig som intressent och aktiv inom vårt kampsportcenter. Det innebär bland annat att vi hanterar dina personuppgifter på ett sätt som tar hänsyn till din integritet. I denna integritetspolicy beskrivs vilka personuppgifter vi samlar in från dig genom våra interaktioner med dig och hur vi använder dessa uppgifter. Integritetspolicyn beskriver även dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Du kan alltid kontakta oss om du har frågor kring integritetsskydd och behandling av personuppgifter genom att skicka ett e-postmeddelande till info@kaizenkan.se.

Vad är GDPR?

GDPR står för General Data Protection Regulation och är en ny dataskyddslag som började gälla inom EU den 25 maj 2018. GDPR ersätter den svenska personuppgiftslagen (PUL).

Vad är personuppgifter och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, bild etc. En behandling av personuppgifter är allt som görs med dem, exempelvis insamling, bearbetning, ändring, lagring, läsning, utlämning eller radering.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Inom idrottsrörelsen är Riksidrottsförbundet (RF), SISU, Idrottsböcker, Bosön och /eller det/de övriga organisationer inom idrottsrörelsen som du har en relation med, som är personuppgiftsansvarig. Kaizenkan if är personuppgiftsbiträde.

Hur vi använder personuppgifter

Denna integritetspolicy beskriver ändamålen med behandlingarna, behandlingsaktiviteter och kategorierna av personuppgifter som behandlas av Kaizenkan if.

Alla målgrupper

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra rättsliga förpliktelser som att följa tillämplig lagstiftning, t.ex. bokföringslag och GDPR. De personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter, t.ex. namn, kontaktuppgifter, t.ex. adress, köpinformation, t.ex. köptidpunkt och ordersumma. Personuppgifterna bevaras i 7 år enligt bokföringslagen.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att hålla ett medlems- och utbildningsregister för att kunna administrera löpande föreningsaktiviteter. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig. De personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter, t.ex. namn, personnummer och kontaktuppgifter, t.ex. telefonnummer. Personuppgifterna bevaras 2 år efter det att medlemskapet/utbildningen upphört.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att kommunicera och informera, t.ex. genom att skicka medlemsbrev och bjuda in till läger och seminarium. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse. De personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter, t.ex. namn, kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer. Personuppgifterna bevaras tills du meddelar att du inte längre vill motta sådan kommunikation.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att genomföra och hantera deltagande i läger, seminarium och utbildningarinternt eller externt t.ex. genom att kommunicera innan och efter deltagande och förmedling av eventuella diplom. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera ditt deltagande. De personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter, t.ex. namn, ålder, kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-post och telefonnummer.Personuppgifterna bevaras från insamlandet och en tid om 2 år därefter.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att registrera tävlingslicenser, t.ex. i ansökan om tävlingslicens till distriktsförbund. Utöver behandlingen av personuppgifter vid licensansökningsprocessen behandlas personuppgifter vid varje tävlingstillfälle, kopplat till licensens regelverk. Personuppgifterna behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig. Personuppgifterna bevaras under medlemsförhållandet.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att marknadsföra vårt kampsportcenter internt eller externt, t.ex. för att ge information om vår verksamhet och produkter, samt kommunicera erbjudanden från samarbetspartners. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att marknadsföra vår verksamhet och erbjudanden. De personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter, t.ex. namn, medlemsnummer, personnummer och kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer. Personuppgifterna bevaras under medlems- kundförhållandet eller tills du meddelar att du inte längre vill motta sådan kommunikation.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att dokumentera vårt kampsportcenter eller utbildningar i kampsport t.ex. genom fotografering samt ljud- och bildupptagningar av seminarium och uppvisningar. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att tillhandahålla dokumentation över föreningen samt för att kunna marknadsföra densamma. De personuppgifter som behandlas är t.ex. bilder och ljud- och bildupptagningar.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att ansöka om kommunalt-, statligt aktivitetsstöd och övriga bidrag genom att skicka in deltagarinformation till Österåkers kommun och Riksidrottsförbundet (RF). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att få ekonomiskt stöd till föreningen. De personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter, t.ex. namn, personnummer och kontaktuppgifter, t.ex. adress. Personuppgifterna bevaras i 7 år enligt bokföringslagen.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att sammanställa statistik och följa upp verksamheten för att kunna arbeta proaktivt. Behandlingen är nödvändig för att vårt och ditt berättigade intresse av att utveckla föreningen. De personuppgifter som behandlas är t.ex. ålder och kön.

Kaizenkan if behandlar personuppgifter i syfte att tillhandahålla hemsidan www.kaizenkan.se, t.ex. för att säkerställa att innehåll på hemsidan presenteras effektivt på din enhet enligt dina önskemål. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att tillhandahålla information och tjänster på hemsidan. De personuppgifter som behandlas är information om hur du interagerar med oss, t.ex. hur du använder våra tjänster, enhetsinformation, t.ex. IP-adress, webbläsarinställningar, operativsystem, plattform och skärmupplösning, nationella inställningar och språkinställningar. Personuppgifterna bevaras från insamlandet och en tid om 38 månader därefter.

Hur vi samlar in och behandlar personuppgifter

Vi tar emot vissa personuppgifter direkt från dig, exempelvis när du blir medlem, anmäler dig till ett seminarium/utbildning eller köper en produkt Vi samlar in en del av personuppgifterna genom att registrera hur du interagerar med vår hemsida, exempelvis genom användning av teknik som cookies.

Om du besöker eller kommunicerar med oss via våra konton i sociala medier (det vill säga tredjepartsplattformar såsom exempelvis Facebook) kan Kaizenkan if komma att ta emot information rörande din profil, information som du delar med allmänheten och dina interaktioner på tredjepartsplattformen från leverantören av tredjepartsplattformen.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Kaizenkan if kan i vissa fall överföra dina personuppgifter till så kallade tredjeländer (länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, ESS). Det kan tex vara aktuellt när/om du anmäls till tävling i tredje land. Tredjelandsöverföringar kan göras om något av följande villkor uppfylls:

- EU-kommissionen har beslutat att det finns en adekvat skyddsnivå i det aktuella landet, eller

- Andra lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits, tex att standardavtalsklausuler (EU:s modellklausuler) som godkänts av EU-kommissionen används eller att mottagaren har bindande företagsbestämmelser (sk. Binding Corporate Rules, BCRs), eller

- Det rör sig om ett undantag i en särskild situation, tex för att fullgöra ett avtal med dig eller om du ger ditt samtycke till den specifika överföringen, eller

- Vid ett särskilt tillstånd av Datainspektionen

Mottagare av personuppgifter och anledningar till att vi delar dina personuppgifter

Vi överför till, eller delar dina personuppgifter med, utvalda mottagare om det är nödvändigt för ändamålet för vilket informationen har samlats in, till exempel för att tillhandahålla en produkt eller tjänst som du har begärt.

Personuppgiftsbiträden är företag och organisationer som behandlar personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner. Dessa företag måste följa våra krav för säkerhet i form av tekniska och organisatoriska åtgärder i samband med behandlingen och är inte tillåtna att använda personuppgifterna för andra ändamål. Vi överför även dina personuppgifter till företag eller myndigheter som är självständigt personuppgiftsansvariga, det vill säga själva bestämmer ändamålet och medlen för behandlingen av personuppgifterna. När dina personuppgifter delas med företag eller myndigheter som är självständigt personuppgiftsansvariga gäller deras integritetspolicy.

Kaizenkan if delar dina personuppgifter med leverantörer eller underleverantörer för att fullgöra avtal gentemot dig och för andra syften som framgår av denna integritetspolicy. När du tillhandahåller personuppgifter för ett köp delar vi dessa med banker och andra leverantörer av betalningstransaktioner och finansiella tjänster. Vi anlitar även företag för att tillhandahålla leverans av produkter som behöver tillgång till personuppgifter för att kunna tillhandahålla dessa tjänster. Vi kan likaså komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Hur du kommer åt och kontrollerar dina personuppgifter

För att granska, och till viss del ändra, de personuppgifter du lämnat till Kaizenkan if kan du kontakta oss på den adress som framgår i avsnittet Kontakta oss nedan. Vi svarar på förfrågningar om åtkomst eller borttagning av dina personuppgifter inom 30 dagar.

Hur länge vi sparar personuppgifter

Vi sparar dina personuppgifter i en form som möjliggör identifiering av dig endast så länge som är nödvändigt för ändamålen med behandlingen. Vi behandlar och sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att kunna utföra våra avtalade åtaganden gentemot dig. Vi sparar även dina personuppgifter för andra ändamål, som exempelvis rättsliga förpliktelser. För dessa ändamål sparas personuppgifterna endast så länge som är nödvändigt för ändamålen eller vad som krävs enligt tillämplig lag.

Vi genomför en årlig bedömning om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår eller om det finns lagkrav på att spara dina personuppgifter. Om inte ändamålen kvarstår eller annat lagkrav gör att vi måste bevara dina personuppgifter ska personuppgifterna raderas.

Vilka rättigheter har du?

Rätt till tillgång ("registerutdrag"): Du har rätt att få information om vilka personuppgifter om dig själv som Kaizenkan if behandlar, inklusive ändamålen med behandlingen, de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut, samt en kopia av de personuppgifter som är under behandling. Det kostar inget att få ut denna information och kopia av personuppgifterna. Observera att om du begär tillgång till dina personuppgifter kan vi komma att begära ytterligare information om dig för att möjliggöra en effektiv hantering av begäran samt för att säkerställa att personuppgifterna lämnas till rätt person. Detta registerutdrag skickas till din folkbokföringsadress.

Rätt till rättelse: Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade. Du kan även korrigera felaktig eller icke-komplett information om dig själv.

Rätt till radering ("rätten att bli bortglömd"): Du har rätt att få dina personuppgifter raderade utan onödigt dröjsmål om någon av följande förutsättningar gäller:

Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de behandlades
Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke
Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för detta ändamål
Om du motsätter dig databehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse
Om personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt
Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

Kaizenkan if kan likväl vägra att följa en begäran om radering när personuppgifterna behandlas av följande skäl:

För att utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet
För att uppfylla en rättslig förpliktelse
För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk

Rätt till begränsning av behandlingar: Du har rätt att kräva att vår behandling av dina personuppgifter begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:

Du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och istället begär en begränsning av deras användning.
Vi behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingarna men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och begär att vi därför inte ska radera dem.
Om du har invänt mot behandling av dina personuppgifter kan du begära begränsning av behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl till att behandlingen upphör.
Om behandlingen har begränsats i enlighet med något av alternativen ovan får vi endast, utöver lagring, behandla personuppgifterna med ditt samtycke, eller behandla dem för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter.

Dataportabilitet: Du har rätt att få de personuppgifter som du lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig i de fall behandlingarna grundar sig på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part. En annan förutsättning är att överföringen är tekniskt möjlig.

Rätt att göra invändningar: Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på Kaizenkan if’s berättigade intressen. I så fall får vi inte längre behandla personuppgifterna såvida vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet: Du har rätt att inge klagomål om vår behandling av dina personuppgifter genom att kontakta Datainspektionen som är ansvarig tillsynsmyndighet för tillämpningen av personuppgiftslagstiftning i Sverige.

Hur vi använder cookies och andra liknande tekniker

Kaizenkan if använder cookies och liknande tekniker för att tillhandahålla sina webbplatser och för att underlätta insamling av data. Cookies är små textfiler som överförs till din enhet. Webbplatserna använder två olika typer av cookies: tillfälliga cookies som endast lagras temporärt och försvinner när du stänger ned din webbläsare, och varaktiga cookies som sparas till framtida besök. Vi använder cookies för att analysera prestanda för webbplatsen, anpassa den efter dina önskemål och för att analysera din användning av tjänsterna. Webbplatsens funktionalitet är till viss del beroende av tillfälliga cookies, exempelvis för att underlätta navigeringen på webbplatserna.

Förändringar av integritetspolicyn

Kaizenkan if försöker hela tiden förbättra och utveckla vår verksamhet och därför kan innehållet i denna integritetspolicy ändras över tid. Vi kommer inte att inskränka dina rättigheter enligt den här policyn eller i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Om förändringarna är betydande meddelar vi detta på ett tydligare sätt, när vi är skyldiga att göra det enligt lämplig lag. Läs gärna policyn emellanåt för att hålla dig uppdaterad om eventuella ändringar.

Kontakta oss

Kaizenkan if, med organisationsnummer 802504-2600 och adressen Hackstavägen 9, 184 32 Åkersberga är personuppgiftsbiträde för behandlingen av dina personuppgifter.

Vi följer svensk dataskyddslagstiftning. Kommentarer eller frågor angående denna Integritetspolicy eller frågor angående Kaizenkan if behandling av dina personuppgifter kan skickas till:

Kaizenkan if
Hackstavägen 9

184 32 Åkersberga

Telefon: 070 455 88 06
E-post: info@kaizenkan.se

Integritetspolicyn gäller från 2018-05-25
Integritetspolicyn uppdaterades senast 2022-04-04